Инструкция пользователя: система Replace Buyer (RB)

Обзор

Система RB автоматизирует процесс закупок через таблицу Google Sheets "ЗАКУПКИ ТЕРМИНАЛ". Таблица синхронизирована с МойСклад: при создании или изменении заказов поставщику и технических карт данные автоматически появляются в таблице.

Структура таблицы

Таблица содержит несколько листов:

Лист	Назначение
РЕГУЛЯР	Регулярные закупки по заказам поставщику из МойСклад
[НомерЗаказа_ИмяТК]	Отдельные листы по тех. картам (создаются автоматически)
Контрагенты	Список поставщиков (обновляется автоматически)
СправочникРУС	Справочник товаров (обновляется автоматически)
ШАБЛОН	Шаблон (не редактировать)

Лист РЕГУЛЯР

Когда появляются данные

Строки добавляются автоматически при создании нового Заказа поставщику в МойСклад. При изменении заказа (добавление/удаление/замена позиции) таблица обновляется автоматически.

Колонки

Колонка	Описание
Номер	Порядковый номер строки
Товар	Ссылка на товар в МойСклад
артикул	Артикул поставщика
Q	Количество
ед. изм.	Единица измерения
Приоритет	Обычный / Высокий
Куда	Направление (МНЖ / МБЛ / ЗАКАЗ / ПРОЧЕЕ)
Статус	Текущий статус закупки
Поставщик	Поставщик товара
Заказ в МС	Ссылка на заказ в МойСклад
Когда приедет	Дата ожидаемого поступления
Описание проблемы	Текст проблемы (заполняется при статусе "Проблема")
Примечания	Свободные заметки
ФАКТ ДАТА	Фактическая дата прихода товара
Способ доставки	Способ доставки

Статусы

Статус	Значение
Не начато	Закупка ещё не начата
Выполняется	Закупка в процессе
Проблема	Возникла проблема (нужно заполнить "Описание проблемы")
Выполнено	Закупка завершена

Если товар уже есть на складе в нужном количестве, статус автоматически устанавливается "Выполнено" при добавлении строки.

Листы по тех. картам

Когда создаётся лист

При создании новой Тех. карты в МойСклад автоматически:

Создаётся новый лист в таблице (копия шаблона)
Название листа: [НомерЗаказа]_[ИмяТК] (если тех. карта связана с заказом покупателя) или просто [ИмяТК]
Заполняются строки по материалам тех. карты
В Telegram и на email приходит уведомление

Колонки

Колонка	Описание
Номер	Порядковый номер
Этап	Этап производства (Раскрой, Кромление, Присадка, Набор фурнитуры и др.)
Товар	Наименование материала
Артикул поставщика	Артикул
Артикул производителя	Артикул производителя
Кол-во	Количество
Ед. изм	Единица измерения
Приоритет	Обычный / Высокий
Статус	Текущий статус
Поставщик	Поставщик
Код в МС	Ссылка на товар в МойСклад
Когда приедет	Дата ожидаемого прихода
Описание проблемы	Текст проблемы
Примечание	Заметки
Факт дата прихода товара	Фактическая дата
Способ доставки	Способ доставки

Категории

Материалы сгруппированы по категориям закупок:

Категория	Этапы
РКП	Раскрой, Кромление, Присадка
Фурнитура	Набор фурнитуры
Прочее	Загрузка программ, ОТК, Упаковка

Этапы "Загрузка программ", "ОТК", "Упаковка" не попадают в таблицу как строки закупки (исключены из отображения).

Синхронизация с МойСклад

При изменении тех. карты в МойСклад таблица обновляется автоматически:

Изменение в МС	Результат в таблице
Добавлен материал	Новая строка в листе
Удалён материал	Строка удаляется
Заменён материал	Строка обновляется
Переименована тех. карта	Переименовывается лист

Подтверждение готовности к закупке

После подготовки материалов в МойСклад нажмите кнопку ОМФ Процессы → Проверено, чтобы передать категорию в закупку.

Что происходит:

Система проверяет остатки на складе по всем товарам выбранной категории
Строки, по которым остатков достаточно, скрываются в таблице
В Telegram и на email отправляется уведомление:

Можно начинать закупки в категориях "РКП" по Тех. карте [название]
Ссылка на таблицу [ЗАКУПКИ ТЕРМИНАЛ]

Сообщение о проблеме

Если при закупке возникла проблема:

В строке товара установите статус "Проблема"
Заполните колонку "Описание проблемы"
Нажмите кнопку отправки уведомления в интерфейсе таблицы

Уведомление с описанием проблемы, названием листа, номером строки и ссылкой на товар автоматически отправляется в Telegram и на email.

Обновление статусов по остаткам

Статусы позиций можно обновить принудительно через API:

GET /vendor_endpoint/rb/update_status?sheet_name=[название листа]  # конкретный лист
GET /vendor_endpoint/rb/update_status                              # все листы

Если товара на складе достаточно — статус автоматически меняется на "Выполнено".

Автоматические уведомления

Уведомление о заморозке позиций

Каждые сутки система проверяет статусы позиций. Если позиция более 24 часов остаётся в статусе "Не начато" — в Telegram и на email приходит уведомление со списком таких позиций (лист, номер, товар, количество).

Сводка событий и уведомлений

Событие	Куда приходит уведомление	Содержание
Создан Заказ поставщику	Telegram, email	"Новый заказ — регуляр [название]" + список товаров
Создана Тех. карта	Telegram, email	"Новая Тех. карта [название]" + ссылка на лист
Добавлен материал в Тех. карту	email	"Новый материал в Тех. карте [название]" с деталями
Категория передана в закупку	Telegram, email	"Можно начинать закупки в категориях [...]"
Сообщение о проблеме	Telegram, email	Детали проблемы с товаром и листом
Позиции > 24 ч в статусе "Не начато"	Telegram, email	Список зависших позиций

Автоматическое обновление справочников

Запускается по расписанию:

Справочник товаров (СправочникРУС) — синхронизация номенклатуры из МойСклад
Список поставщиков (Контрагенты) — загрузка контрагентов с тегом поставщики из МойСклад